Accès à l’information et vie privée

Toute personne qui en fait la demande a droit d’accès aux documents que le Collège détient, sous réserve des exceptions et restrictions que la Loi prévoit.

L’accès aux documents est gratuit.

Toute personne a le droit de recevoir communication de tout renseignement personnel la concernant. Cet accès est aussi gratuit.

Toutefois, le Collège pourrait charger des frais n’excédant pas le coût de la transcription, de la reproduction et de la transmission du renseignement ou du document demandé. Ces frais sont prescrits par règlement. Le Collège, s’il exige des frais, doit vous informer du montant approximatif avant de procéder.

Les frais et les modalités de paiement sont prévus au Règlement sur les frais

Le Collège reconnaît l’importance de la confidentialité, du respect de votre vie privée et de la sensibilité des renseignements personnels et prend les mesures raisonnables afin d’assurer leur protection contre la perte accidentelle et l’accès, l’utilisation, la modification ou la divulgation non autorisés de ceux-ci, conformément à la Loi.

La Loi définit les renseignements personnels comme toute information concernant une personne physique et permettant de l’identifier. En principe, tout renseignement personnel est confidentiel et ne peut être divulgué sans le consentement de la personne concernée. Toutefois, chacun a le droit d’accéder aux documents qui contiennent ses propres renseignements personnels.

Le Collège a adopté et publie sur son site Internet la « Politique de confidentialité concernant les renseignements personnes recueillis par moyens technologiques ». Celle-ci a pour but de protéger les renseignements personnels fournis dans le cadre de l’utilisation du site du Collège et de ses autres services en ligne et d’informer toute personne qui se propose de les utiliser des règles et pratiques du Collège à cet égard.

On peut y accéder par le lien « Politique de confidentialité» dans le bas de chaque page du site Internet du Collège ainsi que sous la section : Lois, règlements, politiques et programmes.

La « Directive en matière de protection des renseignements personnels » est publiée sous la section « Programmes, procédures et autres » de l’onglet Lois, règlements, politiques et programmes.  Elle a été approuvée par le Comité sur l’accès à l’information et sur la protection des renseignements personnels du Collège et est entrée en vigueur le 22 septembre 2023. Celle-ci prévoit des règles encadrant la gouvernance à l’égard de renseignements personnels, soit, notamment les rôles et les responsabilités des membres du personnel tout au long du cycle de vie des renseignements ainsi qu’un processus de traitement des plaintes.

À QUI ET COMMENT ADRESSER UNE DEMANDE

Pour effectuer une demande d’accès aux documents du Collège ou une demande d’accès ou de rectification à vos renseignements personnels, vous devez en faire la demande par écrit à la personne responsable :

Me Anaïk Le Goff
Responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Gouvernance et affaires juridiques
Collège de Bois-de-Boulogne
10555, avenue de Bois-de-Boulogne
Montréal (Québec), H4N 1L4

Courriel : secgen@bdeb.qc.ca ou prp@bdeb.qc.ca

Téléphone : 514-332-3000, poste 6004

Toute personne peut transmettre une demande verbalement. Toutefois, seule une demande écrite offre la possibilité de contester la décision de la responsable devant la Commission d’accès à l’information.

Votre requête doit être suffisamment précise pour permettre d’identifier et repérer le document. 

Le Collège remet des documents existants et n’a pas à créer de nouveaux documents, que ce soit par l’élaboration de calculs, de tableaux ou par toute autre manipulation, afin de répondre à une demande d’accès. 

La Commission d’accès à l’information propose sur son site des informations sur la procédure à suivre afin de guider les citoyens et les citoyennes à accéder aux documents des organismes publics et à leurs renseignements personnels CAI – informations.

FORMULAIRES

La CAI offre également des formulaires et lettres types afin de les guider dans la rédaction de leur demande : CAI – Formulaires et lettres types.

Vous pouvez également communiquer avec la responsable pour obtenir de l’assistance relativement à votre demande.

DÉLAI DE RÉPONSE

La personne responsable de la protection des renseignements personnels dispose d’un délai de 20 jours civils pour vous répondre. Toutefois, ce délai peut être prolongé de 10 jours, au besoin et à la condition de vous en aviser par écrit. L’absence de réponse de sa part, à l’expiration de ce délai, équivaut à un refus.

DEMANDE DE RÉVISION

S’il y a eu absence de réponse, un refus à votre demande ou que vous n’êtes pas satisfait de la réponse, vous pouvez faire une demande de révision. Cette demande doit être adressée par écrit à la Commission dans les 30 jours du refus de la demande ou de l’expiration du délai pour y répondre.

Vous trouverez la procédure pour exercer votre recours ainsi que le formulaire de demande de révision sur le site de la CAI : Recours – demande de révision.